سامانه پاکنا (پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری)

advanced divider
معرفی سامانه پاکنا

سامانه پاکنا با هدف جمع آوری اطلاعات کارکنان نظام اداری کشور در قالب یک پایگاه داده مشترک ایجاد شده است. با راه اندازی این سامانه دستگاه های اجرایی کشور نیازی به ثبت اطلاعات در سامانه های فرم 6 و فرم آمار نخواهند داشت و گزارش های مربوط به این سامانه ها مستقیما از اطلاعات ثبت شده در سامانه پاکنا استخراج شده و در اختیار دستگاه های ذینفع قرار خواهد گرفت. از اینرو نیاز است که کاربران دستگاه های اجرایی کشور در ثبت و تایید اطلاعات دقت لازم را به عمل آورند.

به شکل کلی سامانه پاکنا وظیفه جمع آوری اطلاعات احکام کارگزینی دستگاه ها را بر عهده دارد و کلیه گزارشات و آمارهای دستگاه ها از احکام ثبت شده در این سامانه استخراج خواهد شد. ثبت احکام کارگزینی در سامانه پاکنا در قالب ثبت از طریق فرم، بارگذاری فایل اکسل و ارسال از طریق وب سرویس میسر می باشد. در اد امه به بررسی نحوه ثبت و تایید اطلاعات احکام کارگزینی در این سامانه می پردازیم.

ورود به سامانه

برای ورود به سامانه ابتدا از صفحه‌ی اول سامانه دکمه‌ی “ورود به سامانه” (سمت راست صفحه) را زده و سپس در صفحه‌ی بعدی نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کرده و سپس گزینه “ورود” را بزنید. در صورتی که نام کاربری و رمز عبور خود را به صورت صحیح وارد کرده باشید، وارد محیط کاربری خود در سامانه خواهید شد.

 

صفحه‌ی اول سامانه

صفحه اول سامانه

 

فرم ورود به سامانه

فرم ورود به سامانه

احکام کارگزینی

همانطور که بیان شد ورود داده ها در سامانه پاکنا در قالب احکام کارگزینی انجام می شود. به این ترتیب که دستگاه های اجرایی موظف هستند تمامی احکام کارگزینی ثبت شده را در دوره های زمانی دلخواه در سامانه پاکنا بارگذاری نموده و پس از تایید اطلاعات کد پاکنا را از سامانه دریافت نمایند. در این بخش به بررسی نحوه ورود اطلاعات احکام کارگزینی در سامانه پاکنا می پردازیم.

ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

بعد از ورود به سامانه، از منوی سمت راست گزینه‌ی “ثبت احکام کارگزینی” و سپس گزینه‌ی “ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی” را انتخاب کنید. در صفحه‌ی “ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی” برای ایجاد درخواست حکم کارگزینی جدید، دستگاه مورد نظر را انتخاب و سپس دکمه‌ی “ایجاد درخواست” را بزنید.

 

منوی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

منوی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

 

هر دستگاه اجرایی می تواند برای خود دستگاه و یا دستگاه های زیر مجموعه احکام کارگزینی را ثبت نماید. از اینرو کاربر باید در صفحه ایجاد درخواست، از فهرست دستگاه های قابل انتخاب یک دستگاه را انتخاب نماید. با ایجاد درخواست تمامی احکامی که در قالب این درخواست ثبت شوند برای دستگاه انتخاب‌شده ثبت خواهند شد.

 

صفحه‌ی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

صفحه‌ی ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی

 

بعد از زدن دکمه‌ی “ایجاد درخواست”، پیام “درخواست با موفقیت ایجاد شد” نمایش داده می‌شود و سپس برای تکمیل جزئیات درخواست به صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” منتقل خواهید شد.

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی

بعد از ایجاد درخواست ثبت احکام کارگزینی، به صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” منتقل خواهید شد. می‌توانید در قسمت بالای این صفحه خلاصه‌ای از جزئیات و وضعیت درخواست را مشاهده نمایید. در این قسمت نوع درخواست، کد رهگیری، آخرین وضعیت، تاریخ ایجاد، نام دستگاه، تعداد رکوردهای پردازش شده و نشده، تعداد رکوردهای تایید شده و نشده و تعداد کل رکوردها نمایش داده می‌شود.

 

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 1

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 1

 

در نوار پایین خلاصه درخواست، گزینه‌های راهنمای تکمیل فیلدها، دانلود اکسل اطلاعات پایه و دانلود قالب بارگذاری اطلاعات احکام وجود دارند.

  • راهنمای تکمیل فیلدها: با زدن این گزینه راهنمای تکمیل فیلدها در یک صفحه‌ی جدید برای شما باز می‌شود که در آن راهنمای تکمیل هر فیلد به تفکیک همراه با توضیحات و مقادیر فاقد اشکال آن فیلد نمایش داده شده است.
  • دانلود اکسل اطلاعات پایه: با زدن این گزینه تمام اطلاعات پایه به کار رفته در فرم‌ها در قالب یک فایل اکسل و به تفکیک شیت ایجاد و دانلود خواهد شد. در هر شیت کد و عنوان یکی از اطلاعات پایه نمایش داده شده است.
  • دانلود قالب بارگذاری اطلاعات احکام: در صورتی که تمایل دارید تا اطلاعات احکام را از طریق فایل اکسل در سامانه بارگذاری کنید، می‌توانید آخرین نسخه از قالب اکسل را با زدن این گزینه دانلود و پس از تکمیل اطلاعات آن را برای پردازش در سامانه بارگذاری کنید.

 

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 2

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 2

در قسمت پایین صفحه‌ی “مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی” پنل “ورود اطلاعات احکام” قرار دارد. در داخل پنل “ورود اطلاعات احکام” دو تب با عناوین “لیست احکام وارد شده” و “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” وجود دارند. برای ورود اطلاعات احکام در سامانه می‌توانید به دلخواه از هر کدام از روش‌های موجود استفاده نمایید.

 

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 3

مشخصات درخواست ثبت احکام کارگزینی 3

ورود اطلاعات احکام کارگزینی

برای ورود اطلاعات احکام در سامانه می‌توانید به دلخواه از هر کدام از روش‌های موجود استفاده نمایید. در صورتی که تمایل دارید اطلاعات احکام را به صورت دستی و از طریق فرم در سامانه وارد کنید می‌توانید از تب “لیست احکام وارد شده” گزینه‌ی “افزودن” را انتخاب کنید تا فرم ورود اطلاعات احکام کارگزینی نمایش داده شود.

 

فرم ورود اطلاعات احکام کارگزینی

فرم ورود اطلاعات احکام کارگزینی

 

بعد از نمایش فرم “اطلاعات حکم کارگزینی” مقادیر فیلدهای موجود در فرم را به تفکیک اطلاعات فردی، اطلاعات شغلی و اطلاعات حکم وارد کرده و سپس گزینه ثبت کلیک کنید. رکوردهای وارد شده در سامانه را در جدول موجود در همین تب می‌توانید مشاهده کنید. بعد از ثبت، رکورد وارد شده برای پردازش در سامانه ثبت و در وضعیت “در انتظار پردازش” قرار می‌گیرد. در صورتی که مقادیر وارد شده صحت‌سنجی شده و با داده‌های موجود در سایر سامانه‌ها تطابق داشته باشد، رکورد مورد نظر از وضعیت “در انتظار بررسی” به وضعیت “معتبر” و در غیراینصورت به وضعیت “نامعتبر” تغییر خواهد یافت.

می‌توانید با کلیک بر روی گزینه‌های موجود در “فیلتر بر اساس وضعیت بررسی حکم” رکوردهای موجود را به تفکیک وضعیت آنها مشاهده نمایید. در صورتی که رکوردی در وضعیت “نامعتبر” قرار گرفت حتما باید علت خطا را بررسی و بعد از اصلاح اطلاعات، رکورد را مجددا در سامانه وارد کنید. همچنین در قسمت بالا و سمت چپ تب “لیست احکام کارگزینی وارده شده” گزینه‌های دانلود اکسل، جستجو و به‌روزرسانی مربوط به جدول موجود در این تب قرار دارند.

 

تب لیست احکام کارگزینی وارد شده

تب لیست احکام کارگزینی وارد شده

 

در صورتی که تمایل دارید اطلاعات احکام را به صورت گروهی و در قالب فایل اکسل در سامانه بارگذاری کنید، می‌توانید از تب “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” استفاده کنید. برای این کار ابتدا باید قالب بارگذاری اطلاعات احکام را از همین صفحه دانلود و مقادیر مورد نظر را بدون تغییر در ساختار قالب اکسل و بر اساس راهنمای کدهای اطلاعات پایه موجود در صفحه‌ی راهنمای تکمیل فیلدها و اکسل اطلاعات پایه وارد کنید. سپس گزینه‌ی “افزودن موجود در این تب را بزنید تا فرم “فایل اکسل احکام کارگزینی” نمایش داده شود. در این فرم ابتدا گزینه‌ی “انتخاب فایل را بزنید و پس از انتخاب فایل اکسل مورد نظر گزینه‌ی “بارگذاری” را بزنید. بعد از نمایش پیغام “فایل با موفقیت بارگذاری شد” دکمه‌ی ثبت را بزنید.

فایل‌های اکسلی که از این طریق در سامانه بارگذاری می‌شوند در جدول موجود در تب “ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل” نمایش داده می‌شوند. بعد از ثبت فایل اکسل، سامانه شروع به پردازش داده‌های موجود در فایل می‌نماید و می‌توانید در جدول موجود تعداد رکوردهای پردازش شده، تعداد رکوردهای تایید شده و تعداد رکوردهای تایید نشده را مشاهده نمایید.

همچنین با کلیک بر روی تصویر “پوشه” روبروی هر رکورد می‌توانید وضعیت رکوردهای موجود در هر فایل را به تفکیک مشاهده کنید.

 

تب ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل

تب ورود اطلاعات احکام کارگزینی با فایل اکسل

 

فرم فایل اکسل احکام کارگزینی

فرم فایل اکسل احکام کارگزینی

تایید احکام پرسنلی و صدور شماره پاکنا

در نهایت به منظور بررسی اطلاعات وارد شده حتما باید گزینه‌ی “تایید و ارسال” را در پایین صفحه بزنید. فرآیند تایید به این ترتیب است که پس از تایید کارشناس، درخواست به کارتابل مدیر امور اداری منتقل می شود. پس از بررسی و تایید مدیر امور اداری، درخواست به کارتابل ذیحساب دستگاه منتقل میگردد. در نهایت پس از تایید ذیحساب درخواست نهایی شده و تمامی احکام ثبت شده، به پایگاه داده اصلی سامانه منتقل می گردد.

پس از تایید نهایی و انتقال درخواست ها به پایگاه داده اصلی، برای هر حکم یک شماره پاکنا صادر می گردد. قابل ذکر است که پس از دریافت شماره پاکنا امکان تغییر در احکام وجود ندارد، لذا باید هنگام ورود و تایید اطلاعات دقت لازم به عمل آید.

advanced divider
بالاترین مقام دستگاه ستادی، ذی حساب/مدیر کل امور مالی، مدیرکل امور ادرای/مدیر کل استان و کارشناس امور اداری

نحوه درخواست ایجاد و تغییر دسترسی های کاربران

دسترسی بالاترین مقام دستگاه ستادی

هر دستگاه اجرایی ستادی (صرفا وزارت، سازمان، شرکت مادر تخصصی و موسسه آموزشی و پژوهشی مستقل از وزارتخانه های علوم، تحقیقات و فناوری و یا وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی) برای شروع به کار خود در سامانه پاکنا می بایست برای بالاترین مقام ستادی خود از امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی سازمان اداری و استخدامی کشور دسترسی درخواست نماید. بدین منظور، بالاترین مقام دستگاه ستادی: معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی/اداری مالی وزارت یا سازمان و یا مدیر عامل شرکت) شخصا درخواست دسترسی خود به سامانه پاکنا را (طبق نمونه نامه پیوست) به امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی ارسال نماید. با ایجاد دسترسی توسط امور مزبور، برای افرادی که برای اولین بار در  یکی از زیرسیستم های سامانه کارمندایران دسترسی دریافت می نمایند، پیامک دسترسی ایجاد شده به تلفن همراه فرد (بالاترین مقام دستگاه ستادی) ارسال می گردد.

دسترسی ذیحساب/مدیر کل امور مالی، مدیرکل امور اداری/مدیرکل استان و کارشناس امور اداری

اولین و مهمترین وطیفه سامانه پاکنا، جمع آوری اطلاعات احکام/قرارداد کارکنان و نگهداری آنها می باشد. ثبت، ویرایش و بروزرسانی اطلاعات احکام کارکنان در سامانه پاکنا همانند سامانه استخدام و بکارگیری نیروی انسانی، صرفا توسط کارشناس امور اداری و با تایید مدیر کل امور اداری/مدیرکل (واحد استانی) و تایید نهایی ذیحساب/مدیر مالی دستگاه اجرایی  صورت می گیرد. به منظور تسهیل و تسریع در ایجاد نام کاربری و کلمه عبور جهت دسترسی کاربران مذکور و نیز تغییرات مربوط به آنان، مدیریت کاربران سامانه پاکنا، در اختیار بالاترین مقام دستگاه ستادی (معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی/اداری مالی وزارت/سازمان و یا مدیر عامل شرکت) قرار داده شده است. بنابراین واحدهای ستادی و استانی دستگاهای اجرایی کشور جهت ایجاد دسترسی برای کارشناس امور اداری، مدیرکل امور اداری/مدیرکل واحد استانی و همچنین ذیحساب/مدیر کل امور مالی خود می بایست با بالاترین مقام دستگاه ستادی ذیربط (طبق نمونه نامه فایل پیوست) مکاتبه نمایند. با ایجاد دسترسی برای افرادی که برای اولین بار در  یکی از زیرسیستم های سامانه کارمندایران دسترسی دریافت می نمایند، پیامک دسترسی ایجاد شده به تلفن همراه فرد ارسال می گردد. تاکید می گردد، در این خصوص از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری شود.

نکته مهم

در صورتی که کاربر این سامانه به هر دلیلی نتوانست با نام کاربری و کلمه عبور خود وارد سامانه پاکنا شود، از طریق درج کدملی و شماره تلفن همراه در قسمت «رمز عبورم را فراموش کرده‌ام» و با دریافت پیامک مربوطه، اقدام به بازنشانی رمز عبور نماید. در این صورت نیازی به تماس یا مکاتبه با دستگاه ستادی متبوع، سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان و یا سازمان امور اداری و استخدامی کشور نمی باشد.

توضیحات تکمیلی

تمامی دانشگاه ها، موسسات و مراکز آموزشی و پژوهشی ذیل وزارتخانه های علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی دسترسی های مربوط به مدیر کل امور مالی، مدیر کل امور اداری و همچنین کارشناس امور اداری خود را از بالاترین مقام  وزارت (معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی وزارت) درخواست نموده و از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری نمایند. با ایجاد دسترسی برای افرادی که برای اولین بار در  یکی از زیرسیستم های سامانه کارمندایران دسترسی دریافت می نمایند، پیامک دسترسی ایجاد شده به تلفن همراه فرد ارسال می گردد.

تمامی فرهنگستان ها، موسسات آموزشی و پژوهشی مستقل به غیر از موسسات آموزشی و پژوهشی ذیل وزارتخانه های علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، در حال حاضر ایجاد نام کاربری و کلمه عبور بالاترین مقام آنها جهت ورود به سامانه پاکنا توسط امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی سازمان اداری و استخدامی کشور امکان پذیر است. ولیکن این موسسات، دسترسی های مربوط به مدیر کل امور مالی، مدیرکل امور اداری و همچنین کارشناس امور اداری خود را به صورت کتبی صرفا از بالاترین مقام  موسسه خود درخواست نموده و از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری نمایند. پیامک دسترسی ایجاد شده توسط بالاترین مقام این موسسات نیز به تلفن همراه کاربران مربوطه ارسال می گردد.

تمامی شهرداری های کشور: در سامانه پاکنا برای شهرداری های کشور، بالاترین مقام تعریف نشده است لذا شهرداری های کشور ضمن خودداری از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور، دسترسی های مربوط به شهردار، مدیر امور مالی و همچنین کارشناس امور اداری خود را صرفا با امضاء شهردار، از بالاترین مقام سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور ذیربط درخواست نموده و از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری نمایند. پیامک دسترسی ایجاد شده توسط بالاترین مقام سازمان سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور به تلفن همراه کاربران مربوطه (آن شهرداری) ارسال می گردد.

وزارت جهاد کشاورزی و شرکت ها و سازمان های مستقل ذیل وزارت : در حال حاضر ایجاد نام کاربری و کلمه عبور بالاترین مقام آنها جهت ورود به سامانه پاکنا توسط امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی سازمان اداری و استخدامی کشور امکان پذیر است. ولیکن این دستگاه ها، می بایست سترسی های مربوط به ذیحساب/مدیر کل امور مالی، مدیرکل امور اداری و همچنین کارشناس امور اداری خود را صرفا از بالاترین مقام وزارت، شرکت و یا سازمان خود درخواست نموده و از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری نمایند.

وزارت نیرو و شرکت های مادر تخصصی ذیل وزارت : در حال حاضر ایجاد نام کاربری و کلمه عبور بالاترین مقام آنها جهت ورود به سامانه پاکنا توسط امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی سازمان اداری و استخدامی کشور امکان پذیر است. ولیکن این وزارت خانه و شرکت های مادر تخصصی و موسات آموزشی و پژوهشی ذیل آن، می بایست دسترسی های مربوط به ذیحساب/مدیر کل امور مالی، مدیرکل امور اداری و همچنین کارشناس امور اداری خود را صرفا از بالاترین مقام وزارت، موسسه و یا شرکت خود درخواست نموده و از مکاتبه با سازمان اداری و استخدامی کشور خودداری نمایند. 

فدراسیون های ورزشی کشور: بالاترین مقام دستگاه ستادی (معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی/اداری مالی) هر فدراسیون شخصا درخواست دسترسی خود به سامانه پاکنا را (طبق نمونه نامه پیوست) به امور آمار، برنامه ریزی و تامین نیروی انسانی این سازمان ارسال نمایند. ایجاد و تغییر دسترسی های مربوط به مدیر امور مالی، مدیر و کارشناس امور اداری این فدراسیون ها در سامانه پاکنا صرفا توسط معاون توسعه مدیریت و پشتیبانی/اداری مالی آنها امکان پذیر است.

advanced divider
در 3 مرحله

فرایند ثبت و بروزآوری اطلاعات کارکنان

advanced divider
راهنمایی در خصوص سامانه استخدام و بکارگیری نیروی انسانی

تماس با “شماره تلفن 85355823”

راهنمایی در خصوص سامانه پاکنا

تماس با “شماره تلفن 85355824”

رفع مشکلات پست، شناسه یکتای پست و... در هنگام ثبت و بروز آوری اطلاعات

تماس با “شماره تلفن 85355825”

رفع مشکلات شغل، کد شغل و ... در هنگام ثبت و بروز آوری اطلاعات

تماس با “شماره تلفن 85355826”

كليه حقوق اين پايگاه اطلاع رساني متعلق به سازمان برنامه و بودجه استان بوشهر مي باشد و حق نشر هرگونه مطلب با ذكر منبع بلا مانع است